22 grudnia 2022 r.
Kto będzie przetwarzał dane osobowe i jak się z nim skontaktować
1. Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) z siedzibą w Warszawie przy ul. Jutrzenki 116, 02-230 Warszawa jest administratorem Pani/Pana danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).
2. Żądania, oświadczenia i wszelką korespondencję dotyczącą ochrony danych osobowych należy kierować pisemnie na ww. adres siedziby Spółki lub pocztą elektroniczną na adres: iod@enigma.com.pl
3. Spółka wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować: elektronicznie na adres: iod@enigma.com.pl lub pisemnie na ww. adres siedziby Spółki z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
Definicje
4. Kontrahent – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna, z którą Spółką nawiązuje współpracę biznesową.
5. Osoba Reprezentująca – przedstawiciel lub pełnomocnik Kontrahenta, z którym Spółka zawarła umowę w celu realizacji współpracy ze Spółką.
6. Osoba Kontaktowa – każda osoba fizyczna, która kontaktuje się z pracownikami i przedstawicielami lub pełnomocnikami Spółki w celu nawiązania lub realizacji współpracy biznesowej, w szczególności osobą kontaktową może być pracownik Kontrahenta lub inna osoba wyznaczona przez Kontrahenta, lub działająca w jego imieniu.
Od kogo dane zostały pozyskane
7. Jeśli jest Pani/Pan Osobą Reprezentującą, dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, jako reprezentanta Kontrahenta, w ramach umowy lub umów łączących go ze Spółką (dalej: „Umowa”).
8. Jeśli jest Pani/Pan Osobą Kontaktową, dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana lub od Kontrahenta, w ramach realizacji współpracy ze Spółką.
Zakres przetwarzanych danych
9. Zakres przetwarzanych danych obejmuje następujące kategorie:
a) dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, miejsce pracy, zajmowane stanowisko);
b) dane kontaktowe (np. nr telefonu, adres email);
c) inne dane przekazane przez Kontrahenta lub przekazane bezpośrednio przez Panią/Pana w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy.
10. Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia Umowy i jej wykonywania – bez ich podania brak jest możliwości zawarcia Umowy oraz podejmowania działań w związku z jej realizacją.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
11. Pani/Pana dane osobowe są lub mogą być przetwarzane, o ile przetwarzanie danych dotyczyć będzie określonych poniżej celów:
a) zawarcie i wykonanie Umowy – podstawą prawną przetwarzania danych Osoby Reprezentującej jest przesłanka zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b) umożliwienia wykonania Umowy – podstawą prawną przetwarzania danych Osoby Kontaktowej jest prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
c) realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa – podstawą prawną przetwarzania danych Osoby Reprezentującej i Osoby Kontaktowej jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
d) ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Spółkę – podstawą prawną przetwarzania danych Osoby Reprezentującej i Osoby Kontaktowej jest prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
Komu dane osobowe będą przekazywane
12. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane, wyłącznie w sytuacji, gdy jest to uzasadnione realizowanym celem, następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym usługi na rzecz Spółki takie jak usługi księgowe i podatkowe, audytowe, operatorom pocztowym i kurierom, dostawcom systemów informatycznych i usług IT, ubezpieczycielom, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, organizacyjne i doradcze, podmiotom świadczącym usługi prawne, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, spółkom z Grupy Kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, w skład której wchodzi Spółka.
Jak długo dane osobowe będą przetwarzane
13. Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są lub mogą być przetwarzane. Generalnie dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu przez: a) okres niezbędny do wykonania obowiązków lub uprawnień wynikających z przepisów prawa, b) okres przedawnienia roszczeń oraz do momentu zakończenia postępowań cywilnych, egzekucyjnych, administracyjnych i karnych wymagających przetwarzania danych.
Jakie prawa przysługują w odniesieniu do danych osobowych
14. Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do danych, do ich sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz do przenoszenia danych (o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany).
15. Przysługuje Pani/Panu prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach realizowanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec tychże interesów, praw i wolności lub Pani/Pana dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
16. Powyższe żądania i oświadczenia należy składać w sposób wskazany w pkt 2 powyżej.
Gdzie można złożyć skargę dotycząca przetwarzania danych osobowych
17. W przypadku, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie dotyczących jej/jego danych osobowych narusza przepisy RODO, może Pani/Pan złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
