Newsletter Enigma 09/2025 – V-Desk czyli zmiana obiegu dokumentów

V-Desk czyli zmiana obiegu dokumentów

1. V-Desk zastąpi Intradoka.
2. System dostarcza firma Primesoft.
3. Po co ta zmiana? Główny powód to uruchomienie KSEF, co wymusza zmianę w procesie obsługi faktur.
4. Intradok będzie dostępny wyłącznie jako archiwum na wypadek konieczności weryfikacji procesu obsługi dokumentu.
5. Przybliżony harmonogram
   1. koniec września — zakończenie prac wdrożeniowych
   2. pierwsza połowa października — testy biznesowe poprzedzone szkoleniem użytkowników
   3. koniec października — start produkcyjny
6. Procesy
   1. Obsługa korespondencji
   2. Obieg faktur (dokumentów kosztowych)
   3. Obieg delegacji
   4. Obieg wniosków związanych z naborem / zmianą umowy
   5. Obieg wybranych wniosków o dofinansowanie
7. Rejestry dokumentów
   1. Umowy
   2. Archiwum dokumentów pozostałych (poświadczenia, referencje, certyfikaty)
8. Integracje z innymi systemami
   1. KSEF — automatyczne pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur
   2. Poczta elektroniczna — obsługa korespondencji przekazywanej na ogólne skrzynki e-mail
   3. Symfonia — eksport faktur do systemu księgowego
   4. Punch — import informacji o umowach handlowych z NIT.  Informacja istotna dla procesu obsługi faktur.
9. Dla kogo nowy system — dla wszystkich pracowników Enigma. Jeśli wydaje ci się, że ciebie to nie dotyczy to:
   1. Może będziesz chciał wystąpić o dofinansowanie okularów → składasz wniosek w V-Desk
   2. Dla handlowców — może przyjdzie korespondencja w sprawie przetargu realizowanego przez twojego kontrahenta → trafi do V-Desk
   3. Może będziesz udawał się w delegacje → inicjujesz wniosek w V-Desk.
10. Podstawowe zmiany w przebiegu procesów w porównaniu do Intradoka
    1. Korespondencja trafiająca na skrzynki e-mail ogólne będzie procesowana przez V-Desk. Koniec z przekazywaniem e-maili na listy wysyłkowe.
    2. Automatyzacja
       1. OCR dla faktur przekazywanych e-mailiem (dla wskazanych kontrahentów) → automatyczny opis
       2. W przypadku identyfikacji kontrahenta dla danego dokumentu → przekazywanie dokumentu do opisu do osoby merytorycznej
       3. W przypadku identyfikacji NIT–u na fakturze → faktura trafi do kierownika projektu.
    3. Wybór akceptanta dla faktury będzie zależał od wskazanego MPK lub wskazania umowy.
    4. Weryfikacja limitów akceptacji faktur zgodnie z procedurą ZSZ: Uprawnienia do dokonywania zakupów i zatwierdzania dokumentów kosztowych (P01-R7)
    5. Samoobsługa wniosków kadrowych → użytkownik inicjujący wniosek będzie dostawał powiadomienia o przejściu do kolejnych faz procesu.
11. Instrukcja obsługi dla użytkownika: https://wiki.enigma.com.pl/x/HyF4D